PRIVACY  VERKLARING van VZW Williams-Beuren Syndroom

 

Algemeen

VZW Williams-Beuren Syndroom hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens
en aan uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VZW Williams-Beuren Syndroom houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook gekend als GDPR, verordening EU 2016/6/79.

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze leden (huidige, voormalige en toekomstige), deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Als VZW Williams-Beuren Syndroom zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VZW Williams-Beuren Syndroom
Gasstraat 29
2570 DUFFEL
info@williamsbeuren.be

 

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door VZW Williams-Beuren Syndroom verwerkt ten behoeve van  volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan leden (rechtsgrond: uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de activiteiten
    • Vzw-administratie (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang)
    • Vzw-administratie in het kader van weekends, kampen,…( rechtsgrond: uitvoering overeenkomst)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder
    • Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (rechtsgrond: toestemming)
    • Het beheren van de vzw-website (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang)
    • Het doorsturen van vragen tot deelname aan studies of enquetes(rechtsgrond: toestemming)
  • Het verantwoorden van de fiscale aftrekbaarheid van giften aan onze vereniging via de overheid (rechtsgrond: wettelijke verplichting)

 

Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verzamelen, bewaren enverwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres
  • Persoonlijke contact gegevens: telefoonnummer, e-mail adres
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit
  • Financiële bijzonderheden: o.a. betalingen, rekeningnummer,…
  • Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames,…

 

We verzamelen enkel de persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt. Deze persoonsgegevens kunnen wij op verschillende wijzen van u ontvangen hebben: o.a. via inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,….
 

We verzamelen geen gegevens via derden.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Wat met verstrekking van gegevens aan externe partijen (derden-verwerkers)?

De gegevens die je aan ons geeft kunnen we aan externe partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven (punt 2) vermelde doeleinden.
 

Zo maken wij gebruik van een externe verwerker, hierna derde-verwerker genoemd voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting,)
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,…)
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derden-verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, of deze verwerkers zijn op hun beurt AVG-compatibel.
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Wat met verstrekking van gegevens aan externe partijen (derden-ontvangers)?

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Controlerende overheid

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en opdat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals vb.in het kader van een gerechtelijk of politioneel onderzoek.

 

Op geen enkele moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële activiteiten.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U kan deze toestemming ten allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EER (Europees Economische Ruimte)

 

Wat met persoonsgegevens van minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hiervoor (ouderlijke toestemming) kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé contactgegevens

 

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

VZW Williams-Beuren Syndroom bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname genomen van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen. De bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.

VZW Williams-Beuren Syndroom verbindt zich er toe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of na beëindiging van de samenwerking).

 

Hoe beveiligen we de gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • Interne uitwisseling van gegevens: aan onze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Alle personen die namens VZW Williams-Beuren Syndroom van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig.

 

Welke rechten heeft u omtrent uw gegevens?

  • U heeft het recht van inzage en kopie van de persoonsgegeven die op u betrekking hebben.
  • U heeft het recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
  • U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor directe marketing doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mail).
  • Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een ander partij.
  • Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
  • We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken (om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen u adequaat te identificeren).

 

Wat als u een klacht heeft?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitvoering van uw rechten dan vragen wij u om hierover direct contact met ons op te nemen.

 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) :
 

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Commission@privacycommission.be
https://www.privacycommission.be/

 

Wijzigingen aan onze privacy verklaring

VZW Williams-Beuren Syndroom kan haar privacyverklaring aanpassen. Deze verklaring werd opgesteld op 25 mei 2018.  Indien we in de toekomst wijzigingen aanbrengen kunnen oudere versies van ons privacy statement geraadpleegd worden. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.